Datensicherheit beim Diktieren

Nicht zuletzt durch die Änderungen im Datenschutz aufgrund der Einführung der DSGVO im letzten Jahr ist das ohnehin für Anwälte von jeher wichtige Thema des Datenschutzes und der IT-Sicherheit noch mehr in den Fokus der Anwaltschaft gerückt. 

Auch beim Thema Diktieren und Spracherkennung stellt sich die Frage nach der Sicherheit der Daten. 

Mag die sorglose Übertragung von Gesprochenem auf Spracherkennungsserver in Übersee im privaten Rahmen in Kauf genommen werden, kommt dies im anwaltlichen Berufsumfeld aus datenschutzrechtlicher Sicht und dem berufsrechtlichen Vertrauensschutz des Mandats nicht infrage.

Dafür bietet DictaNet eine hoch sichere Alternative um Diktate und Dokumente unter Wahrung des Datenschutzes von überall aus in die Kanzlei zu senden und Spracherkennung zu nutzen.

Für die Übertragung wird entweder der kanzleieigene verschlüsselte Exchange Server oder ein SSL verschlüsseltes IMAP-Konto für den Austausch verwendet und jede einzelne Datei noch einmal zusätzlich mit einer 256-Bit AES Verschlüsselung gesichert.

Das Verschlüsselungspasswort der zweiten Sicherungsstufe wird einmalig bei der Einrichtung über einen QR-Code übertragen, ein Verfahren das sich auch als FOTO-TAN-Verfahren beim Online-Banking bewährt hat.

Diese 2-fache Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet sogar eine Absicherung gegen gefürchtete Man-in-the-Middle-Attacken, bei denen ein Angreifer ein sicheres Netz suggeriert, aber die Daten über ein eigenes Netzwerk schleust.

Die DictaNet-Software arbeitet dabei ausschließlich mit Techniken, die im Zugriffsbereich des Anwaltes liegen, welche eine gesonderte Datenverarbeitungsvereinbarung mit DictaNet nicht erforderlich macht. Durch die verschlüsselte Diktat- und Dokumentenspeicherung im Kanzlei-Netzwerk ergibt sich ein lückenlos sicheres System zum Schutz der sensiblen Mandantendaten.

Die Spracherkennung findet ebenfalls ausschließlich im eigenen Zugriffsbereich statt, spracherkannter Text wird sicher verschlüsselt automatisch an das Mobilgerät zurückgesendet.

Auch andere Daten können von der Kanzlei über den sicheren Übertragungskanal auf das Mobilgerät übermittelt werden. Seien es Dokumente, Excel-Dateien oder PowerPoint-Präsentationen, kurze Textnachrichten oder auch Fotos. Die einzigartige Funktion „Diktieren auf das Dokument“ ermöglicht diese Dateien dann wiederum zur Ansicht als Basis für ein Diktat zu verwenden und als Einheit wieder zurückzusenden. Auf diese Art kann beispielsweise ein Posteingang unterwegs mit einem Diktat versehen werden, ohne dass Daten ungesichert per Mail zwischen Kanzlei und Smartphone gesendet werden müssen. 

Eine sichere Kommunikation ist bei DictaNet seit je her wichtig. Profitieren Sie von einem durchdachten und praxisgerechten Diktiersystem, das den Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit im anwaltlichen Umfeld gerecht wird.