RA-MICRO PC Arbeitsplatz und DictaNet App: Einrichtung der Komponenten für den pdf-E-Akten-Dokumentenimport

1. RA-MICRO PC-Arbeitsplatz: Einrichtung eines Kanzlei-E-Mail Konto

Im Bereich Kanzleiverwaltung -> Benutzerverwaltung -> E-Mail Konten -> E-Mail Kontenverwaltung wird das Kanzlei E-Mail Konto eingerichtet und aktiviert.

1.1 RA-MCRO Kanzleiverwaltung

1.2 Benutzerverwaltung

1.3 RA-MICRO E-Mail Kontenverwaltung

2. DictaNet App: Einrichtung des E-Mail-Kontos für den Import der pdf-E-Akten-Dokumente

2.1 Wechsel über SClip-Mail-Button

Auf der DictaNet Hauptansicht erfolgt der Wechsel in den SClip-Mailbereich über den Button im beweglichen Steuerelement.

2.2 Übernahme aus E-Mailkonto der DictaNet App möglich

Hier kann entweder das bereits in der DictaNet App eingerichtete E-Mail-Konto übernommen oder ein neues E-Mail-Konto eingerichtet werden.

Wichtig ist, dass die E-Mail-Adresse des RA-MICRO Benutzers (der in der RA-MCRO Benutzerverwaltung hinterlegt ist) mit der E-Mail-Adresse im SClip-Mailbereich identisch ist.

2.3 Hauptansicht SClip-Mailbereich mit pdf-Dokumentebereich

Nach Abschluss der Einrichtung befindet man sich in der Hauptansicht des SClip-Mailbereiches.

3. RA-MICRO PC Arbeitsplatz: PDF-Akten exportieren

3.1 Bereich E-Workflow in RA-MICRO

Am RA-MICRO PC Arbeitsplatz im Bereich E-Workflow befindet sich der PDF E-Akte Exporter.

3.2 PDF E-Akte Exporter

Mit Hilfe dieses Tools können pdf Dokumente aus RA-MICRO an die DictaNet App gesendet werden.

3.3 Überwachung und automatischer Export

Die gesendeten E-Akten können überwacht und somit neue bzw. geänderte Dateien automatisch exportiert werden.

4. RA-MICRO PC-Arbeitsplatz: einzelne PDF-Dokumente direkt aus der E-Akte exportieren

In der E-Akte von RA-MICRO besteht über das Kontextmenü „PDF E-Akte senden“ die Möglichkeit einzelne Dokumente direkt an die DictaNet App zu senden.

Hinweis: Hier kann jedoch keine Überwachung aktiviert werden.

4.1 Senden aus der E-Akte

5. DictaNet App: Import der PDF-Akten in den Dokumetenbereich

Die in der DictaNet App empfangenen PDF Dokumente werden im pdf-Dokumentenbereich der DictaNet App sowie im SClip-Mailbereich automatisch im jeweiligen Ordner einsortiert.

5.1 AutoImport in den pdf-Dokumentenbereich in der DictaNet App

5.2 AutoImport in den pdf-Dokumentebereich im SClip-Mailbereich

6. DictaNet App: Bearbeitung von pdf-Dokumenten

Die importierten pdf Dokumente können aus dem pdf-Dokumentenbereich der DictaNet App als auch aus dem SClip-Mailbereich bearbeitet werden.

Im Ordner wird für jede Aktennummer ein separater Aktenordner angelegt, der die importierten Dokumente beinhaltet

Es besteht die Möglichkeit, Dokumente mit einer Sprachnachricht an einen E-Mail Empfänger zur weiteren Bearbeitung zu senden.

Des Weiteren kann auf ein Dokument diktiert, mit Anlagen versehen und wie gewohnt an die DictaNet Office PC Schreibkraft gesandt werden.

6.1 Importierte Dokumente im pdf-Dokumentenbereich der DictaNet App

6.2 Aktenordner mit Aktennummer und Anzahl der dort vorhandenen Dokumente

7. DictaNet App: Aktenabruf aus der DictaNet App heraus

Eine weitere Möglichkeit des Aktenimportes besteht über das + aus dem Akten-Ordner heraus. Sowohl aus dem pdf-Dokumentenbereich als auch aus dem SClip-Mailbereich.

Zum Anfordern der Akte wird das im RA-MICRO hinterlegte Kanzlei E-Mail-Konto benötigt sowie die Aktennummer und die RA-MICRO Benutzernummer.

Für die angeforderte Akte wird automatisch im entsprechenden Ordner ein Aktenordner angelegt und die Dokumente dort einsortiert.

Der Aktenordner kann bearbeitet bzw. gelöscht werden.

7.1 RA-MICRO Kanzlei E-Mail-Adresse eingeben (identische E-Mail, wie in Punkt 1 beschrieben)

7.2 Auswahlmenü zur Aktenanforderung

7.3 Akte anfordern mit Aktennummer und Benutzernummer

7.4 Angeforderte Akte ist im Ordner einsortiert

7.5 Aktenordner für angeforderte Akte ist im Ordner angelegt

7.6 Akten können über „Bearbeiten“ gelöscht werden